Behandling av personuppgifter enligt särskild dataskyddsförordning (GDPR) och Trollhättans Filmstudio

Då Du blir medlem i Trollhättans Filmstudio lämnar Du ifrån Dig ett antal personuppgifter, som föreningen är i behov av, för att Du ska kunna nyttja Ditt medlemskap. Trollhättans Filmstudio har att hantera dessa uppgifter enligt den särskilda dataskyddsförordningen, GDPR. Vill du närmare ta del av hur föreningen hanterar personuppgifterna, hänvisar vi till ett antal särskilda dokument som återfinns nedan.

Vill Du ändra, återkalla eller har andra frågor kring Trollhättans Filmstudio och GDPR, kan Du kontakta vår särskilderegister ansvarige Ingegerd Bengtsson (2018 tills vidare), genom att skicka ett mail till Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. och ange GDPR i rubriken.

Nedan följer texter om "Policy", "Registerförteckning" och "Sammanställning"

Policy

Följande policy har upprättats för Trollhättans Filmstudio.

1 Syfte

Vi värnar om medlemmens integritet. Våra medlemmar ska kunna känna sig trygga när de anförtror oss sina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara medlemmarnas rättigheter och integritet.

Syftet med den här policyn är att medlemmarna ska veta hur vi behandlar personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur medlemmen kan ta tillvara sina rättigheter.

2 Bakgrund

Vi behandlar personuppgifterna främst för att fullfölja våra förpliktelser mot våra medlemmar. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver personuppgifter för att ge bra service och information om vår verksamhet. Vi kan också behöva personuppgifterna för att uppfylla lagar samt utföra medlemsundersökningar.

3 Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt medgivande och lag. De uppgifter vi behandlar framgår av kolumn UPPGIFT under rubriken "sammanställning" längre ned.

Hur får vi tillgång till personuppgifter?

Genom att medlemmen köper medlemskort, har medlemmen uttalat sitt intresse för att vi som förening innehar personuppgifter för de uttalade syften som framgår av denna policy.

Medlemmen har när som helst rätt att återkalla sitt intresse av att föreningen innehar dessa personuppgifter. Vi kommer då inte längre att behandla dessa personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Att uppmärksamma är att återkallelse av föreningens rätt till personuppgifterna kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till våra medlemmar, dvs medlemmen kan inte fortsätta att nyttja vår verksamhet.

Under rubriken "sammanställning" längre ned,  kolumn INSAMLINGSFORM framgår hur vi får tillgång till uppgifterna.

Vilken information ger vi till våra medlemmar?

När vi samlar in personuppgifter för första gången kommer vi att informera den berörde om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter som finns enligt dataskyddslagstiftningen och hur den enskilde kan ta tillvara dessa.

Medlemmen kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och vem som kan kontaktas hos oss för frågor eller en begäran eller förfrågan som avser personuppgifter och/eller rättigheter.

Hur behandlas personuppgifterna?

Vi har rutiner och arbetssätt för att personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast funktionärer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

När lämnar vi ut personuppgifter?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut personuppgifter till tredje part om det inte finns samtycke till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

4 Ansvar

Föreningen är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur medlemmarnas personuppgifter behandlas och att deras rättigheter tas tillvara.

Registerförteckning

Personuppgiftsansvarig

Trollhättans Filmstudio, org.nr 863000-9374

C/O Mats Frendberg

Skillnadsgatan 20 C

461 53 Trollhättan

Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Grunduppgifter

Vårt register över medlemmar, kunder och anställda innehåller uppgifter som framgår under rubriken "Sammanställning" längre ned.

Ändamål med behandlingen

Vi behandlar personuppgifterna främst för att fullfölja våra förpliktelser mot våra medlemmar, funktionärer och våra anställda. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också personuppgifterna för att ge bra service och information om vår verksamhet. Vi kan också behöva personuppgifterna för att uppfylla lagar samt utföra medlemsunder-sökningar.

För anställda gäller att Trollhättans Filmstudio behandlar personuppgifterna för kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare, såväl mot de enskilda anställda som mot myndigheter. Därtill behandlar föreningen personuppgifter för funktionärer för:

1. Att kunna informera våra medlemmar och tredje parter om vår verksamhet,

2. För att kunna informera om vår verksamhet i olika kanaler och på olika sätt.

Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifterna är intresseavvägning kopplat till det medlemskap som varje medlem köper för att kunna delta i respektive filmstudio. Anställda har genom att underteckna sitt anställningsavtal gett sitt godkännande till behandlingen av personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas

De uppgifter som behandlas framgår av kolumn Orsak/behandling under rubriken "Sammanställning" längre ned.

Information

Genom den skriftliga policyn och den information som återfinns på Trollhättans Filmstudios hemsida, har föreningen informerat om vad som följer av dataskyddsförordningen.

Källa

Under rubriken "sammanställning" längre ned, kolumnen Insamlingsform anges också hur insamling av personuppgifterna sker.

Säkerhet

Endast behöriga funktionärer har tillgång till personuppgifterna.

Tillgång till registret

Under rubriken "sammanställning" längre ned, under Tillgång, framgår vilka som har tillgång till de olika personuppgifterna.

Personuppgiftsbiträde

Trollhättans Filmstudio har avtal med Loopia som personuppgiftsbiträde.

Gallring

Då två (2) kalenderår förflutit sedan senaste medlemsavgift erlagts, raderas personuppgifterna. För anställda raderas personuppgifterna då två (2) kalenderår förflutit sedan anställningen avslutats upphört. Detta under förutsättning att annan lagstiftning inte kräver annat.

Sammanställning